6 pasos sencillos para facturar

La facturación en las pequeñas y medianas empresas es un proceso que requiere mucha atención y cuidado, pues sólo de esta manera se puede comprobar los ingresos y egresos que implican los servicios ofrecidos. Por ello, el SAT puso en vigor una nueva versión de facturas electrónicas, con el objetivo de hacer más eficiente esta obligación

Axel Bázan y Danahé San Juan

A mediados del año pasado, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó un nuevo método de facturación electrónica: la versión 3.3, con el propósito de regularizar y bancarizar de una manera más eficaz todos los movimientos que hagan los contribuyentes.

A partir del 1 de enero de 2018, las facturas emitidas por cualquier empresa sólo serán validadas si se encuentran dentro de esta versión. Ante esto, tienes que estar preparado y bien informado sobre los principales cambios que ofrece este nuevo método. No olvides que antes de generar cualquier factura, debes contar con un certificado activo de e.firma y de sello digital, los cuales puedes generar en el sitio web del SAT.

En este artículo sabrás cómo afrontar los cambios que implica la versión 3.3 en seis sencillos pasos, pero primero hay que entender lo que es la facturación. Ésta comienza tras concluirse la venta y consiste en procesar la orden, entregar la mercancía, realizar el pago final y emitir la factura. Igualmente, contiene los detalles del pago, un sello digital con el que se corrobora su origen, validez, integridad y el folio de la transacción. No es un documento bancario, pero sirve para avalar la compra-venta, amparar la transacción, comprobar ingresos y egresos; además es el documento clave en la declaración de impuestos, ya que el SAT la toma como referencia para reembolsar impuestos.

Paso 1  Información fiscal
Este nuevo método facilita el proceso para proporcionar todos los datos de la empresa. Una factura se podrá realizar y será válida sólo con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el nombre de la empresa receptora, así como el régimen en el que tributa y el código postal de la emisora. Esto ayudará a evitar confusiones y datos de domicilios fiscales erróneos que en realidad muchas veces no tomábamos en cuenta.

Paso 2  Uso del CFDI
El segundo dato para tener en cuenta es el uso del CFDI, el cual te permitirá saber con claridad lo que debes informarle al fisco y el tipo de uso del comprobante fiscal, por ejemplo, si queremos hacer un gasto en general, una inversión o una deducción personal. Esta información facilita las declaraciones anuales, pues prácticamente separa todos los gastos y evitará deducir de una manera errónea.

Paso 3  Uso de claves de productos y servicios
El SAT buscan estandarizar y catalogar todas las actividades que puedan desarrollar los contribuyentes, a fin de que se apeguen a las normas establecidas. Este paso es el más delicado, ya que debes buscar la clave de la actividad que desarrolla tu empresa. Asimismo, hay que tener mucho cuidado en esta etapa porque existe una gran cantidad de claves específicas para cada giro.

Paso 4  Validación del RFC de los clientes
La versión 3.3 no permite realizar facturas sin antes verificar que el RFC sea correcto; por lo tanto, cada contribuyente deberá asegurarse de que la clave de sus clientes sea la correcta para validar el comprobante. Esta validación podría hacerse de manera individual o de manera masiva directamente en el portal del SAT.

Paso 5  Registro de impuestos
Este proceso se realizará a nivel de concepto, es decir, identificando la base de impuesto sobre la Renta (ISR), sobre el Valor Agregado (IVA) o Especial sobre Producción y Servicios (IEPS); así como el tipo de factor que puede ser a través de una tasa, cuota o si está exento de alguna contribución y el importe de impuesto calculado.

Paso 6  Complemento de recepción de pagos
Es uno de los cambios más relevantes de la versión 3.3. Se demandará cuando se haga un anticipo del pago, alguna parcialidad o un pago diferido. Deberá emitirse por cada uno de los pagos recibidos o de una manera global cubriendo el total de la factura antes realizada, pero sólo si es de un mismo cliente.

Este comprobante no se utiliza cuando el pago del producto o servicio es total, pues la factura por sí sola será comprobante de dicho movimiento.

El complemento parece sencillo, pero puede resultar complicado a causa de la solicitud de datos bancarios específicos, los cuales tendrán que ser proporcionados de manera individual por cada cliente.

La versión 3.3 de facturación es aplicable a personas físicas y morales. La diferencia entre ellas es que la primera corresponde a un individuo que adquiere derechos y obligaciones fiscales, en tanto que la segunda reúne a un conjunto de personas físicas que han establecido una sociedad o empresa.

Además, estandariza la información fiscal, por lo que garantiza la confiabilidad de las transacciones comerciales en línea y que la información entregada al SAT esté completa y correcta. Asimismo, evita la duplicidad de ingresos por facturas parciales, disminuye la posibilidad de sanciones y simplifica la facturación y conciliación de pagos, entre otros beneficios.

Podría parecer complicado el nuevo procedimiento de facturación; sin embargo, su propósito es mejorar la calidad y emisión de facturas, además de la fiscalización por parte del SAT, en cuyo sitio web podrás encontrar tutoriales, mayor información al respecto y un portal gratuito para generarlas.