En general, el inventario es el activo más grande en una empresa de distribución. El costo de contar con un inventario puede ser tan extenso como variado; no obstante, ofrece diversas ventajas, como disponibilidad de los productos o velocidad de respuesta, que se convierten en rasgos competitivos para la empresa, siempre y cuando su manejo sea adecuado
Redacción
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a esta actividad están relacionadas con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades por ordenar o producir).
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son reducir al mínimo los niveles de productos en existencia y asegurarse de que exista disponibilidad de cada producto terminado, en curso, materia prima, insumo, etcétera, en el momento justo.
Todo inventario cuenta con ciertos costos asociados, los cuales se diferencian según la naturaleza de la organización:
Costos por solicitud de productos
Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a la solicitud de determinada cantidad de unidades, como lo son los asociados con los procesos de recepción, cotejo y acomodo en bodega).
Costo de almacenamiento
Los costos asociados con el mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) están determinados principalmente por la permanencia promedio de las unidades logísticas en un lugar determinado en función del tiempo. Esto se debe a que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento son los precios de oportunidad. Estos se relacionan con la inversión realizada en la adquisición de inventarios y que ocasiona que la organización prescinda de montos para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor agregado.
Sobre los costos de almacenamiento recaen distintos elementos, como los costos de servicios de almacenaje, que incluyen los seguros, los impuestos y el exceso de inventario. Un factor no menos importante es el riesgo. Este factor agrupa los costos de obsolescencia, de robo, de averías y de traslado.
Para el inventario administrado por un tercero es importante establecer la naturaleza de los costos –fijos y variables–, ya que estos desempeñarán un papel preponderante en la determinación de las unidades óptimas de pedido.
Costo por inexistencias
El costo por inexistencias opera como un precio oculto en relación con cada unidad en inventario y permite el proceso de partida doble en la búsqueda de equilibrio en los costos de operación de inventario. Dentro de este grupo, se incluyen todos los costos derivados de la pérdida de ventas y el incumplimiento de contratos, que desembocan en ciertas consecuencias:
- Pérdida de ingresos por ventas no realizadas
- Gastos por incumplimiento de contratos
- Nuevos pedidos y sustitución
Identificar con claridad el costo total causado por inexistencias es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y de la credibilidad de la organización, factores que sólo mediante un sistema de gestión de calidad podrían ofrecer un acercamiento aproximado al costo real del problema.
La importancia de un buen inventario
Las organizaciones carecen de supuestos realmente claros para la estimación de la demanda de sus bienes y servicios. Por ello, se buscan alternativas que logren un equilibrio entre la disponibilidad y los costos generados por medidas contingentes.
Aunque carecen de valor agregado para las organizaciones, los inventarios permiten ofrecer disponibilidad de los bienes y servicios ofrecidos, además de asegurar la continuidad de los procesos, lo que en última instancia se convierte en un raso de competitividad y deriva en valores agregados por servicio al cliente.
Mantener un cierto nivel de inventario en una organización resulta inevitable. Por otro lado, minimizar los costos asociados con este activo genera la necesidad de aplicar múltiples herramientas que deben ser del dominio pleno de la persona a cargo para evitar errores o consecuencias indeseables.
Lineamientos para la organización de un inventario
- Define el número de unidades por ordenar o producir
- Define el momento adecuado para el ordenamiento o la producción
- Define qué artículos requieren atención especial
- Define el grado de rigurosidad del control sobre el producto
Objetivos
- Mitigar la fluctuación de la demanda al ofrecer certeza contra las incertidumbres del mercado
- Facilitar un rol proactivo ante los cambios en la oferta y la demanda
- Permitir continuidad en los procesos, otorgando flexibilidad a los procesos de programación
- Mejorar los procesos de compraventa, con la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen
Con información de Ingeniero Industrial
